Le aziende, così come ogni impresa commerciale, nello svolgimento della propria attività, si trovano a gestire un consistente flusso di  e-mail in entrata e in uscita che risulta sempre più difficile da monitorare. Una gestione organizzata  di tale flusso rappresenta un vantaggio competitivo da non sottovalutare. In ambito aziendale infatti, molto spesso si verifica una notevole perdita di informazioni, contenute all’interno dei messaggi di posta elettronica, dovuta all’utilizzo di un sistema di comunicazione interna che non utilizza la condivisione delle caselle di posta tra più utenti.
Visto il crescente interesse per l’argomento trattato, proviamo a riflettere su come vengono gestite quotidianamente le e-mail che riceviamo all’interno della nostra azienda e le possibili strategie da attuare.
Generalmente le e-mail  ricevute all’interno della casella vengono registrate in POSTA IN ARRIVO e POSTA INVIATA

La posta in arrivo viene controllata dall’utente responsabile della casella che effettua delle azioni che possono essere così sintetizzate:

La valutazione genera l’interesse o il non interesse per l’informazione e determina così l’assegnazione del messaggio ad un referente che la processerà o la eliminerà.
La fase valutativa è molto soggettiva e rappresenta il momento decisivo per la perdita dell’informazione; una e-mail eliminata non può più essere recuperata.
Anche la lettura del messaggio di posta elettronica all’interno di un arco temporale ben definito risulta vitale per il ciclo informativo aziendale.
E’utile infine ricordare che una e-mail letta, valutata, ma non assegnata ad un responsabile, ha lo stesso valore di un’informazione non trasmessa o eliminata.
Nella gestione della posta in uscita le azioni principali sono l’invio di un messaggio ad un destinatario di posta e il monitoraggio della conferma di lettura. Qui gioca un ruolo fondamentale la rapidità della risposta e il contenuto semantico trasmesso.
Fin qui nessun problema, qualsiasi azienda, singolo utente, utilizza mediamente  questo procedimento. Le problematiche si verificano nella gestione degli archivi.
Terminate le fasi di invio e ricezione di messaggi di posta elettronica dobbiamo infatti essere in grado di riuscire a verificare quali mail abbiamo ricevuto, inviato, eliminato attraverso l’utilizzo di un archivio.
Questo è possibile se gestiamo un ridotto numero di mail, ma se l’e-mail rappresenta il nostro mezzo di comunicazione principale con l’esterno, probabilmente abbiamo bisogno di uno strumento capace di organizzare la nostra posta elettronica e di memorizzarla in un database condiviso.
L’obiettivo è quello massimizzare i profitti cercando di ridurre/eliminare la perdita di informazioni, di gestire tempestivamente i contatti ricevuti, di assegnarli ad un  anagrafica aziendale comune  ed ottenere così un archivio storico senza limitazioni.
Mailshare è la risposta più efficace, sicura ed economica a tutte le esigenze di gestione della posta elettronica centralizzata aziendale, inclusa la casella di posta elettronica certificata PEC
Mediante l’utilizzo di SQL si raggiungono capacità di archiviazione elevate e modalità di ricerca altamente performanti. La ricerca, attraverso l’utilizzo di appositi filtri, può essere effettuata per anagrafica, oggetto, data, categoria ed altri criteri.
Caratteristiche di Facile!Mail:

•    E-mail marketing,
•    Utilizzo con mobile
•    Assegnazione automatica all’anagrafica  condivisa
•    Spostamento di una mail tra caselle senza inoltro
•    Invia e ricevi centralizzato
•    Visione a cartelle anche di più caselle
•    Filtri multipli anche sullo stesso account
•    Assegnazione mail ad un utente su casella condivisa
•    Log lettura interna mail
•    Gestione note interne sulla mail
•    Gestione automatica conferme di lettura
•    Gestione mail concatenate
•    Area mail marketing separata
•    Gestione mail per agente
•    Gestione e-mail per pratica
•    Archiviazione illimitata
•    Gestione Web Mail
•    Ricerca Mail su più account
•    Protocollazione automatica Mail inviate e ricevute
•    Ricerca per protocollo
•    Stampa statistiche avanzate
•    Cartella per i mittenti non censiti
•    Mass Mail
•    Firme Aziendali
•    Possibilità di rendere pubbliche le mail su account personali
•    Condivisione Anagrafica e contatti