Vediamo un esempio, equipariamo il servizio di posta-elettronica ad un normale servizio di posta cartacea: la logica è la stessa anche se, ovviamente, la tecnica è molto differente. Con la normale posta cartacea mettiamo il nostro foglio dentro una busta, scriviamo sulla busta l’indirizzo del destinatario ed anche il nostro indirizzo (mittente) in modo che, ove non sia possibile raggiungere il destinatario, la busta ci venga restituita, ed infine mettiamo la busta in una buca per le lettere di Torino.

Supponendo di mandare una lettera da Torino a Macerata, il servizio postale di Torino manderà la nostra busta al centro postale di Macerata dove un postino provvederà a portarla nella cassetta della posta del destinatario.

Se per qualche motivo il destinatario è stato indicato con un indirizzo sbagliato, o ha cambiato residenza, il postino riporterà la busta all’ufficio postale di Macerata che la rispedirà a Torino per essere poi recapitata al mittente.

Ecco, il principo della posta elettronica è lo stesso, chiaramente vengono utilizzate tecniche che andremo ad esporre

Completato il messaggio di posta il nostro client (per esempio: Mailshare) prepara una “busta elettronica” nella quale indica i dati del destinatario e del mittente (indirizzo email), inserisce il testo, gli eventuali allegati e consegna il tutto all’ufficio postale che è incaricato della consegna ovvero il server SMTP. A questo punto il server SMTP trasmette il messaggio al server SMTP che è autorizzato a ricevere le email per il destinatario che abbiamo indicato: quest’ultimo verifica se il destinatario esiste nei propri archivi (ovvero se esiste una casella postale con quell’indirizzo) e, in caso affermativo, deposita il messaggio nell’opportuna casella postale, mentre in caso negativo, risponde al server che gli sta inoltrando il messaggio chiedendo di informare il mittente che il destinatario non è raggiungibile.