I vantaggi dell’utilizzo di un CRM con un file manager integrato comunemente definito DMS (document management system) sono molteplici.

Possiamo elencare:

  • La Riduzione degli spazi necessari (metri cubi e kg di carta).
  • L’ Abbattimento di costi di gestione.
  • La ricerca immediata di un documento prodotto con query sulle proprietà del documento.
  • La condivisione aziendale strutturata di tutta la documentazione evitando frammentazione di archiviazione della documentazione nei vari pc
  • La sicurezza di archiviazione dei documenti (mai più documenti persi).
  • Riservatezza (ogni addetto avrà la possibilità di accedere solo ed esclusivamente a determinati documenti tramite password).
  • La crescita di efficienza sul lavoro.
  • Il Rispetto dell’ambiente (l’utilizzo del formato elettronico invece che cartaceo)

In un’azienda, lo sviluppo e mantenimento prodotto di un bene di consumo complesso ed altamente tecnologico  comporta la generazione di una gran quantità di informazioni fortemente correlate per descriverne attività e risultati conseguiti, progettare ed organizzare la produzione e la logistica, supportare la rete commerciale e di assistenza post vendita: indagini di mercato, requisiti utente, specifiche tecniche, pianificazione attività, progetto dei diversi sistemi e sotto sistemi meccanici, elettrici ed elettronici, vincoli legislativi, progetto ed allestimento degli impianti produttivi, organizzazione della logistica, report di sperimentazione e test, verbali di riunione,… sono solo alcuni di questi.

Tutti questi documenti insieme alle norme, ovvero la formalizzazione, sulla base dell’esperienza, di criteri guida nello svolgimento di specifiche attività, rappresentano la conoscenza aziendale che, debitamente conservata ed organizzata (Gestione della conoscenza o knowledge management in inglese), costituisce lo strumento più importante per migliorare l’efficacia e l’efficienza dei processi.

L’effettiva capitalizzazione dello sforzo profuso nella loro compilazione è assicurata solo se si garantisce il semplice e rapido reperimento delle informazioni d’interesse per, ad es.:

  • Recuperare le esperienze già fatte in occasione di un nuovo sviluppo
  • Modificare/aggiornare prodotti preesistenti
  • Analizzare eventuali malfunzionamenti
  • Confrontare diverse opzioni progettuali
  • Fidelizzare la clientela
  • Valutare i fornitori
  • Programmare campagne pubblicitarie.

Una  soluzione CRM che contenga al suo interno anche un’ area DMS e  una area marketing, può essere d’aiuto al fine di  attuare  una politica di potenziamento del know How aziendale.

Il cliente è il valore assoluto per ogni azienda. Mantenerlo e farlo crescere, sia in quantità che in qualità, è un obiettivo primario per ogni attività commerciale.

L’acquisizione e la relazione con la clientela rappresenta quindi un’attività di vitale importanza e si realizza attraverso delle fasi evolutive che possiamo così sintetizzare:

IDENTIFICAZIONE DEL CONTATTO prima fase di analisi, nella quale vengono ricercate maggiori informazioni sul potenziale cliente. Queste risultano necessarie per individuare un piano di sviluppo personalizzato e si possono reperire principalmente all’interno dei siti internet;

OPERAZIONI MARKETING consentono di gestire il processo comunicativo con la clientela. Grazie al customer-tracking (tracciabilità della clientela) l’azienda è in grado di perseguire due importanti obiettivi: generare nuove relazioni, sviluppare e fidelizzare le relazioni con i clienti acquisiti.
Per una corretta gestione delle operazioni marketing è necessario individuare un responsabile che si occupi direttamente del contatto e un intervallo temporale utile per completare l’attività;

IL CONTATTO TELEFONICO permette di focalizzare e interpretare i bisogni del nostro interlocutore e allo stesso tempo di comprendere se la nostra azienda, con i relativi prodotti e servizi è in grado di accogliere le richieste ricevute;

LA TRATTATIVA fase conclusiva nella quale si cerca di soddisfare i bisogni e le richieste evidenziate nel contatto telefonico dal nostro potenziale cliente. Qui si procede con interventi più mirati e personalizzati che si traducono in visite commerciali, presentazioni del prodotto e quantificazione economica della potenziale vendita.

Terminata la trattativa il cliente viene acquisito o, se non interessato ritorna a essere un cliente potenziale per l’azienda da ricontattare per eventuali novità commerciali.
Quanto detto sopra mostra come il marketing relazionale diretto è concreto e misurabile, in grado di monitorizzare ciascun step e il risultato finale. Questo permette di ottimizzare le attività nel corso delle azioni ai fini degli obiettivi di progetto.Automatizzare i processi marketing con SETA CRM:

L’identificazione della clientela: per ogni nuovo contatto viene creata un’anagrafica, un sistema di registrazione opportunamente pianificato, in grado di contenere il maggior numero di informazioni utili e con la quale possono essere avviate procedure per l’analisi e la tracciabilità delle caratteristiche principali della clientela;

Categorizzazione: un’utile tecnica per effettuare dei filtri in grado di selezionare e personalizzare la ricerca di potenziali o clienti acquisiti;

Creazione di una trattativa: strumento in grado di gestire la comunicazione con il cliente. Una scheda dettagliata contenente una breve descrizione dell’azione comunicativa che viene svolta su quel contatto, ed una serie di parametri personalizzabili quali:linea di vendita, stadio della trattativa e provenienza.

L’addetto che viene identificato con la persona che gestisce il rapporto con il cliente, la data di scadenza entro la quale esaurire la richiesta.

La trattativa, regolarmente aggiornata,  permette di non perdere alcuna informazione sui nostri clienti.

Le trattative possono essere usate per operazioni di mailing, direct marketing.

L’archivio delle trattative può’ generare report e grafici dettagliati sulle vendite concluse per linea di prodotti, stadio di vendita, provenienza, agente e periodo di riferimento.

La gestione dell’azione comunicativa risulta di vitale importanza anche in assenza dei nostri collaboratori, tutte le informazioni necessarie infatti sono disponibili in tempo reale;

Gestione dell’appuntamento commerciale: Ottimizzare il tempo è possibile grazie ad un’agenda aziendale condivisa, in grado di organizzare gli appuntamenti commerciali (telefonici o incontri diretti) e di associare le informazioni di base sul cliente. L’agenda permette inoltre di verificare la disponibilità dei nostri collaboratori.

SETA CRM gestisce anche, in un unico archivio, anagrafiche di clienti acquisiti/potenziali e memorizza ogni evento legato ad essi: telefonate, fax, e-mail, lettere, azioni di marketing e qualsiasi altra attività.

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Il vero valore aggiunto, che un’impresa può garantire ai propri clienti fidelizzandoli e conseguendo un reale vantaggio competitivo sulla concorrenza, non è più esclusivamente nella differenziazione del prodotto, ma proprio nella personalizzazione e potenziamento dei servizi aggiunti.